Carrières

Support administratif Econoler et CIET (adjoint[e] administratif[ve])

Econoler et CIET

Résumé des fonctions

 Les tâches et responsabilités de l’adjoint (e) administratif (ve) comprennent le soutien administratif afin d’assurer le fonctionnement optimal de l’organisation (CIET et Econoler) en travaillant de concert avec les gestionnaires et les employés à travers une variété de tâches liées à l’organisation de formation (CIET), au support administratif et logistique (Econoler) et à la communication (réception).

Supérieur immédiat : Directeur CIET

 

Principales tâches

 Support au Centre de formation (80%)

  • Préparer les certificats de présence, lettres et autres documents en publipostage.
  • Préparer et gérer les envois papier (certificats, listes de présence, etc.).
  • Gérer les paiements et factures dans le système d’inscription et de paiement et entrer les factures dans le système comptable.
  • Assurer le suivi, la relance et la compilation des formulaires d’application aux programmes de certifications du Centre.
  • Exporter et importer des listes de contacts entre certains outils du Centre
  • Répondre aux appels et aux courriels des clients ayant des questions sur leurs inscriptions (paiement, changements d’inscriptions aux cours et examens, annulation, report, etc.)

 

Soutien administratif et logistique Econoler (15%)

  •  Recevoir, distribuer et gérer le courrier, les envois par messager ainsi que les télécopies.
  • Faire les demandes de VISA, préparer les formulaires, faire les envois, les suivis et s’assurer que les délais soient respectés.
  • Commander les repas lors de réunions.
  • Gérer les imprimantes, le photocopieur/numériseur.
  • Gestion des déplacements (réserver les billets de train, les chambres d’hôtel, etc.)
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau.
  • Toute autre tâche connexe.

 

Réception pour Econoler (5%)

  •  Accueillir les visiteurs.
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique.
  • Répondre aux courriers électroniques de la boîte générale de l’entreprise et coordonner la circulation des renseignements.
  • Maintenir à jour les listes téléphoniques.

Qualités recherchées :

  • Minutie et rigueur
  • Excellent français
  • Bon niveau d’anglais
  • Sens de l’organisation
  • Proactivité
  • Autonomie
  • Sens de la communication
  • Capacité d’adaptation

 

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