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Soutien administratif Econoler et CIET (adjoint.e administratif.ve)

Econoler et CIET

Soutien administratif Econoler et CIET (adjoint.e administratif.ve)

Résumé des fonctions : Les tâches et responsabilités de l’adjoint.e administratif.ve comprennent le soutien administratif afin d’assurer le fonctionnement optimal de l’organisation (CIET et Econoler) en travaillant de concert avec les gestionnaires et les employés à travers une variété de tâches liées à l’organisation de formation (CIET), au support administratif et logistique (Econoler) et à la communication (réception).

Qualités recherchées

  • Minutie et rigueur
  • Maîtrise du français écrit. Avoir un bon niveau de français est impératif
  • Bon niveau d’anglais
  • Sens de l’organisation
  • Proactivité
  • Autonomie
  • Sens de la communication
  • Capacité d’adaptation


  • Principales tâches
    Soutien au Centre de formation (80 %) :

  • Créer et mettre à jour les événements de formation dans les différents outils informatiques (site d’inscription et paiement Cvent, site Web, plateforme GoToTraining)
  • Préparer les certificats de présence, lettres et autres documents en publipostage
  • Préparer et gérer les envois papier (certificats, listes de présence, etc.)
  • Gérer les paiements et factures dans le système d’inscription et de paiement (Cvent) et entrer les factures dans le système comptable (GP)
  • Assurer le suivi, la relance et la compilation des formulaires d’application aux programmes de certifications du Centre
  • Exporter et importer des listes de contacts entre certains outils du Centre


  • Supérieur immédiat : Directeur du centre de formation
     

    Soutien administratif et logistique pour Econoler (15 %) :

  • Saisir des données dans une base de données (Sherlock) à l’ouverture de nouveaux projets
  • Ouvrir les dossiers RH des nouveaux employés
  • Vérifier et classer les comptes de dépenses
  • Recevoir, distribuer et gérer le courrier (affranchir, distribuer le courrier à envoyer ainsi que les envois par messager)
  • Ouvrir et classer les dossiers administratifs pour les nouveaux projets
  • Faire les demandes de VISA, préparer les formulaires, faire les envois, les suivis et s’assurer que les délais soient respectés
  • Recevoir les télécopies et en faire la distribution
  • Mettre à jour la grille de déplacements Gérer l’utilisation des salles de réunion et de la réservation des appareils électroniques
  • Commander les repas lors de réunions
  • Recevoir les demandes d’emploi, les distribuer aux personnes concernées
  • Gérer les imprimantes, le photocopieur/numériseur, le présentoir de la compagnie et la papeterie du bureau
  • Réserver les billets de train, les chambres d’hôtel, etc.
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau
  • Réaliser toute autre tâche connexe aux tâches
  • Réception pour Econoler (5 %) :

  • Accueillir les visiteurs
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique
  • Répondre aux courriers électroniques de la boîte générale de l’entreprise et coordonner la circulation des renseignements
  • Organiser des conférences téléphoniques (lorsque nécessaire)
  • Maintenir à jour les listes téléphoniques
  • Postuler pour ce poste
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    Postuler en ligne

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